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Datenschutzerklärung

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie polenviruthaq Ihre persönlichen Daten sammelt, verwendet und schützt.

Letzte Aktualisierung: 15. Januar 2025

1 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

polenviruthaq

Kulmuswiese 12
87480 Weitnau, Deutschland
Telefon: +49304450959
E-Mail: info@polenviruthaq.com

Als Ihr Ansprechpartner für alle datenschutzrechtlichen Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns über die oben genannten Kontaktdaten.

2 Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Daten bei der Nutzung unserer Website

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt
  • Verwendeter Browser und Betriebssystem

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots verwendet. Eine Zuordnung zu bestimmten Personen ist uns nicht möglich.

Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über unser Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) von uns gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und für eventuelle Rückfragen bereitzuhalten.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns ist ausreichend.

Geschäftskunden und Vertragsabwicklung

Für die Abwicklung unserer Dienstleistungen im Bereich Unternehmensberatung und Firmengründung erheben wir folgende Daten:

  • Vollständiger Name und Kontaktdaten
  • Unternehmensdaten und Handelsregistereintragungen
  • Steuerliche Identifikationsnummern
  • Bankverbindungsdaten für Abrechnungszwecke
  • Projektbezogene Dokumente und Unterlagen

Diese Datenverarbeitung ist zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

3 Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den folgenden Zwecken und auf Basis der angegebenen Rechtsgrundlagen:

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

  • Bearbeitung Ihrer Anfragen und Aufträge
  • Durchführung von Beratungsleistungen
  • Abwicklung der Firmengründungsprozesse
  • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

  • Verbesserung unserer Website und Dienstleistungen
  • Technische Administration und Sicherheit
  • Schutz vor Missbrauch und betrügerischen Aktivitäten
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche

Gesetzliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen gemäß Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung, Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten und Kooperationen mit Behörden im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen.

4 Datenweitergabe an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur in folgenden Fällen:

Externe Dienstleister

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten externen Partnern zusammen:

  • Notare und Rechtsanwälte für Firmengründungen
  • Steuerberater für steuerliche Angelegenheiten
  • IT-Dienstleister für technische Infrastruktur
  • Buchhaltungsdienstleister für Rechnungswesen

Alle externen Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet und dürfen Ihre Daten ausschließlich zur Erfüllung der beauftragten Leistungen verwenden.

Behörden und gesetzliche Verpflichtungen

In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten an Behörden weiterzugeben, beispielsweise an Finanzämter, Handelsregister oder andere staatliche Institutionen im Rahmen der Firmengründung und steuerlichen Anmeldungen.

Wichtiger Hinweis

Ein Verkauf Ihrer Daten an Dritte findet niemals statt. Jede Datenweitergabe erfolgt ausschließlich zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen.

5 Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

Geschäftliche Unterlagen

Verträge, Rechnungen und projektbezogene Dokumente werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6-10 Jahre nach Abschluss des Geschäftsjahres) gespeichert.

Kontaktanfragen

Daten aus Kontaktformularen und E-Mail-Anfragen werden nach vollständiger Bearbeitung Ihrer Anfrage und Ablauf eventuelle Gewährleistungsfristen gelöscht, spätestens jedoch nach 3 Jahren.

Website-Logs

Server-Logdateien werden automatisch nach 30 Tagen überschrieben und gelöscht, es sei denn, sie werden für die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen benötigt.

6 Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten umfassende Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Die Auskunft umfasst die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die Empfänger und die geplante Speicherdauer.

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unvollständige Daten können Sie vervollständigen lassen.

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern die Verarbeitung nicht zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte über die am Anfang dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten. Wir werden Ihre Anfrage umgehend und spätestens binnen eines Monats bearbeiten.

7 Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ein:

Technische Sicherheitsmaßnahmen

  • SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates aller verwendeten Systeme
  • Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme
  • Verschlüsselte Datenspeicherung auf gesicherten Servern
  • Regelmäßige Datensicherungen mit Wiederherstellungstests

Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

  • Strenge Zugangsbeschränkungen für Mitarbeitende
  • Regelmäßige Schulungen zum Datenschutz
  • Vertraulichkeitsverpflichtungen für alle Beteiligten
  • Dokumentierte Sicherheitsrichtlinien und -verfahren
  • Regelmäßige Überprüfung der Schutzmaßnahmen

Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen möchten wir darauf hinweisen, dass die Datenübertragung über das Internet grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein absoluter Schutz ist daher nicht möglich.

8 Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen eine optimale Nutzererfahrung zu bieten. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unerlässlich und ermöglichen grundlegende Funktionen wie Navigation und Zugriff auf sichere Bereiche. Diese Cookies sammeln keine Informationen, die zur Identifikation verwendet werden könnten.

Cookie-Verwaltung

Sie können Cookies in Ihren Browser-Einstellungen verwalten und löschen. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies die Funktionalität unserer Website beeinträchtigen kann.

9 Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen.

Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Website. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie über die uns bekannten Kontaktdaten oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website.

Empfehlung

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über den aktuellen Stand der Datenverarbeitung informiert zu bleiben.